受注伝票
受注伝票は、企業が顧客の注文内容を正確に記録し、取引を適切に管理するための重要な書類です。ミス防止や業務効率化に役立ち、在庫・請求管理とも密接に関わります。ここでは、受注伝票の役割や作成方法を分かりやすく解説させていただきます。
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受注伝票とは？初心者向けに分かりやすく解説！
受注伝票（じゅちゅうでんぴょう）は、会社が顧客から注文を受けたときに、その内容を記録するための書類です。これは、商品を正しく届けたり、請求書を発行したりするために必要な情報をまとめる役割を持っています。
例えば、あなたが通販サイトを運営しているとしましょう。ある日、10,000円の商品が10個注文されたとします。このとき、「どの顧客が、何を、いくつ、いつまでに届けてほしいのか？」といった情報を整理しておかないと、発送ミスや請求ミスが発生するかもしれません。これを防ぐために作るのが 受注伝票 です。
受注伝票に書かれる情報
受注伝票には、最低限、次の情報を記載します。
受注日（いつ注文を受けたか）
例：「2025年2月5日」
顧客情報（誰が注文したか）
例：「株式会社〇〇（東京都港区）」や「田中一郎（個人）」
商品情報（何が注文されたか）
例：「XYZスマートフォン（型番XYZ-123）×10個」
納品予定日（いつ届ける予定か）
例：「2025年2月10日までに発送」
支払い条件（いつ・どのように支払うか）
例：「クレジットカード払い」「請求書払い（翌月末締め）」
担当者情報（社内の誰が対応したか）
例：「営業部 田中太郎」
受注伝票の重要性
受注伝票がないと、次のような トラブル が起こる可能性があります。
注文ミスの発生
注文内容を口頭やメールだけで管理すると、聞き間違いや記録ミスが発生しやすくなります。
→ 例：「100個の注文だったのに、10個しか発送しなかった！」
在庫のズレ
受注した商品の在庫を管理しないと、足りない商品を受注してしまうことも。
→ 例：「倉庫に在庫がないのに注文を受けてしまった！」
請求・支払いの混乱
顧客が「注文したのに請求書が来ない」「金額が違う」とクレームを出すことも。
→ 例：「顧客Aに10万円分請求するはずが、別の顧客Bに送ってしまった！」
こうした ミスを防ぎ、業務をスムーズにするために、受注伝票が必要 なのです。
受注伝票の作り方
受注伝票の作成方法には、次のようなやり方があります。
紙の伝票（手書き）
・小規模の会社や個人事業で使われる方法となります。
・メリット：導入コストが印刷するだけなのでほぼ費用がかかりません。
・デメリット：紛失のリスクなどがありえるので、管理に工夫が必要です。
エクセルやスプレッドシート
・簡単に管理ができる方法です。費用をかけてくない企業向けとなります。
・メリット：検索や集計がしやすい。
・デメリット：手入力のため、ミスが発生しやすい。
受注管理システム
・ある程度の取引量が増えてきた段階でお奨めのやり方になります。
・メリット：注文データをリアルタイムで管理できます。
・デメリット：導入コストがかかり、毎月利用料金が発生します。
仮に 月100件以上の受注 がある場合、エクセル管理ではミスが増える可能性があるため、システム導入を検討するのがよいでしょう。
受注伝票の具体的な活用例
例①：商品発送の管理
・受注伝票に記載された「納品予定日」を確認し、遅れがないかチェックします。
・出荷担当者が、伝票を見ながら正しい商品を準備します。
例②：売上・請求の管理
・毎月の受注データを集計し、「今月の売上予測」を算出します。
・受注伝票をもとに請求書を発行し、適切に売掛金を管理します。
まとめ
受注伝票は「注文の内容を正確に記録し、社内の関係者で共有するための書類」です。これをしっかり管理することで、注文ミスを防ぎ、業務をスムーズに進めることができます。
受注件数が 月100件以上 の場合は、紙やエクセル管理より 受注管理システムの導入を検討 すると良いでしょう。
会社の規模や取引量に合わせて、最適な受注伝票の運用方法を考えてみてください！
参考記事
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