注文請書
注文請書は、企業が顧客からの注文を正式に受諾したことを証明する重要な書類です。取引条件を明確にし、認識のズレを防ぐ役割を持ちます。本記事では、注文請書の定義や役割、作成方法、注意点について分かりやすく解説させていただきます。
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注文請書とは？
注文請書（ちゅうもんうけしょ）は、企業が顧客からの注文を正式に受け入れたことを証明するための書類です。簡単に言うと、「この注文を確かに受けました！」ということを相手に伝えるためのものです。
例えば、あなたの会社があるお客様から 100万円分の商品を注文された としましょう。このとき、正式に注文を受けた証拠を残しておかないと、後で「注文したのに受けてもらえてない」と言われたり、「注文内容が違う」とトラブルになる可能性があります。注文請書を発行すれば、こうしたミスを防ぐことができます。
注文請書の役割
・注文の内容を確認し、取引条件を明確にする
・後で「言った・言わない」のトラブルを防ぐ
・発注者と受注者が合意した証拠を残す
・社内の管理（在庫・生産・出荷）をスムーズにする
例えば、取引金額が 30万円を超える案件 では、注文請書を発行することで後々の請求や支払いトラブルを防ぐのに役立つかもしれません。
注文請書と注文書の違い
注文書（発注書）とは？
発注者（お客様）が、「この商品を、この条件で注文します！」と依頼するための書類です。
注文請書とは？
受注者（売る側）が、その注文を受けることを証明するための書類です。
つまり、 注文書はお客様が出す書類、 注文請書は売る側が出す書類 です。
例えば、あなたの会社がA社から「50万円分の部品を注文したい」と注文書をもらったとします。その後、注文請書を発行すれば、「確かにこの条件で注文を受け付けました！」と正式に返事をすることになります。
注文請書に書かれる情報
注文請書には、最低限次の情報を記載します。
発行日（いつ作った書類か？）
例：「2025年2月10日」
発注者情報（注文をくれた会社の情報）
例：「株式会社〇〇（東京都新宿区）」
受注者情報（自社の情報）
例：「株式会社△△（大阪府大阪市）」
注文内容（何が注文されたか）
例：「製品A（型番XYZ-100）×100個」
納期（いつ納品する予定か）
例：「2025年3月5日納品予定」
支払い条件（どのように支払うのか）
例：「銀行振込（30日後払い）」
その他特記事項（特別な条件があれば記載）
例：「返品不可、分納不可」
この情報がしっかり書かれていれば、双方の認識違いを防ぎ、トラブルを未然に防ぐことができます。
注文請書の作成方法（ステップ別）
注文請書を作る流れは次の通りです。
1.注文書を受け取る
発注者（お客様）から注文書をもらう。 注文内容を確認し、問題がないかチェック。
2.注文請書を作成する
上記の7つの項目を記載して書類を作成。
3.発注者に送る
PDFにしてメールで送付、または紙で郵送。
4.社内で管理する
注文請書をシステムに登録し、社内の担当者（営業・生産・経理など）と共有。
例えば、取引件数が 月50件を超える 企業では、エクセルや紙の管理ではミスが発生しやすくなるため、受注管理システムを使うと良いかもしれません。（これは仮説ですが、一般的に手作業が多くなるとヒューマンエラーが増えると考えられます。）
注文請書を発行するメリット
取引のトラブルを防ぐ
口約束だけでは「聞いていない」「そんな条件じゃなかった」とトラブルになりがちです。 書類として記録を残すことで、認識のズレを防げます。
法的証拠として使える
もし代金未払いなどのトラブルが発生した場合、注文請書が契約の証拠として役立つ可能性があります。
社内業務をスムーズにする
製造・在庫管理・出荷担当が注文内容を正しく把握できます。 特に、大量注文（例：500個以上 の発注）では、ミス防止のために必須と考えられます。
電子注文請書と収入印紙について
最近では、注文請書を 電子化（PDF・クラウド管理） する企業が増えています。
電子化のメリット
・ペーパーレス化でコスト削減（年間100件以上の取引がある企業では、紙の印刷・郵送コスト削減が期待できる）
・すぐに送付・保管できる
・紛失のリスクがない
収入印紙は必要？
・紙の注文請書では、取引金額によって 収入印紙（200円～） の貼付が必要になることがあります。
・しかし、電子注文請書（PDFやデータ管理）なら 収入印紙は不要。
例えば、年間1,000件の取引があり、1件あたり200円の印紙を貼る場合、年間20万円のコスト削減 になる可能性があります。（これは仮説ですが、電子化が進むことで、こうしたコスト削減が見込めると考えられます。）
まとめ
注文請書は、企業が顧客の注文を正式に受けたことを証明し、取引条件を明確にする重要な書類です。発注者と受注者の認識のズレを防ぎ、トラブルを未然に防ぐ役割を持ち、注文書と対になる形で発行されます。
発行時には、発行日・発注者情報・受注者情報・注文内容・納期・支払い条件などを記載し、正式な取引の証拠として残します。
また、電子化によってペーパーレス化や業務効率の向上、収入印紙のコスト削減などのメリットが期待できます。企業の規模や取引内容に応じて、適切に注文請書を活用し、取引の透明性と安全性を確保しましょう。