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今回、OfficeBotの機能や導入事例を紹介させて頂きます。
OfficeBot は、社内規定、マニュアル、トラブルシューティングガイドなどの
企業の内部資料を基に、社内でルールなどの知りたい時や社内ナレッジを
調べるときなどにチャットを使って自分で探し出すことができるAiサービスです。
このチャットサービスは、ユーザーの質問スキルに依存することなく、
チャットでのやりとりによって欲しい情報を導き出すことができます。
Azure OpenAI Serviceと連携することで、高度なセキュリティを確保し、
安全にChatGPTを業務に利用できます。
そのため、このサービスは多くの企業、自治体、官公庁に導入されています。
OfficeBotの特長とは、ChatGPTの技術を利用し社内データを活用して回答する
チャットボットであり、ユーザーが質問で入力した内容や組織内データを
OpenAIの学習目的で利用されることはないので安心して使うことができます。
特長1：ユーザー体験の大幅な向上
OfficeBotは複数の情報源からの情報を要約して巣早く回答します。
従来のチャットボットが繰り返し質問を要求してきたり、
適切な回答ができなかったの質問にも回答することができます。
特長2：社内資料の活用
PDF、Word、PowerPoint、Webサイトなど、組織が既に持っている
様々な形式の書類を登録することで、これらの資料を有効に活用します。
特長3：強固なセキュリティの提供
Azure Open AI Serviceとの連携により、GPTを業務に安全に利用できる
環境を実現します。入力データは学習目的で使用されずに
削除されるという利用規約が設定されており、
Azureの厳格なセキュリティ基準に基づき、企業データを安心して使用できます。
OfficeBotが実装している主な機能は以下になります。
FAQ学習AI機能
この機能では、質問とその回答を設定するだけで、
FAQ学習AIが多様な表現を自動で生成します。
その結果、ユーザーがいろいろな表現で質問をしても、事前に登録された
FAQに基づいてAIが回答パターンを広げ、最も適切な内容で応対することができます。
ドキュメント学習AI機能
FAQが用意されていない企業でも、既存のドキュメントがあれば
問題ありません。登録されたドキュメントを基に、AIが適切な回答を導き出してボットで応対します。
多言語対応機能
自動翻訳機能が無料で利用でき、英語、中国語（簡体字・繁体字）、
韓国語など複数の言語に対応しています。
OfficeBotの導入事例は以下になります。
内閣府地方創生推進室の事例
内閣府地方創生推進室は、地域経済分析システム（RESAS）および
V-RESASの活用事例やアイデアコンテストの受賞作品を地域の担い手に
利活用してもらう目的で、OfficeBotを導入しました。
これらのシステムは、地域経済の分析や新型コロナウイルス感染症が
地域経済に与える影響を把握するための重要なデータを提供します。
しかし、ドキュメントの数が増えるにつれて、目的のドキュメントを
効率的に検索することが困難になっていました。
OfficeBotの導入によって、自治体の政策担当者が多様な質問に対して、
関連性の高い情報を迅速に見つけ出し、その概要と出典情報を
提供できるようになりました。2023年9月のサービス提供開始以来、
目的の資料を高い確率で提供できていることが利用状況の分析から明らかになっています。
ゲンキー株式会社の事例
ゲンキー株式会社は、店舗スタッフからの多数の問い合わせにより、
本部業務が圧迫され、店長やエリアマネージャーの負担が増大している
状況に直面していました。事業の拡大と様々な取り組みを進める中で、
現場からの問い合わせ対応に追われ、計画が進まないという
課題がありました。FAQやマニュアルの整備と展開を試みましたが、
検索性の問題から問い合わせ数は減少しませんでした。
このような背景から、社内DXの一環として、ChatGPTを活用したOfficeBotの導入を決定しました。
OfficeBot導入後、ゲンキー株式会社は整備済みのFAQやマニュアルを
そのまま利用でき、低メンテナンスコストで情報検索性と収集精度を
大幅に向上させることに成功しました。
チャット形式のインターフェースは新入社員にも使いやすく、
必要なドキュメントへのアクセスも容易になりました。
その結果、店舗スタッフの自己解決能力が向上し、以前に比べて
問い合わせ数が大幅に減少しました。これにより、本部や店長、
エリアマネージャーの業務負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになりました。
株式会社日清製粉グループ本社の事例
株式会社日清製粉グループ本社は、従来のFAQベースのチャットボットを
活用して問い合わせ対応業務を軽減していましたが、
バックオフィス部門（ワークフロー、生産管理、情報システム等）の
問い合わせ業務のさらなる効率化を目指していました。
FAQの作成や回答精度を高めるためのPDCAサイクルに多くの時間を
費やしていたことが課題となっていました。
この課題を解決するために、日清製粉グループ本社はChatGPTを
活用したOfficeBotを導入しました。この導入により、
組織内のドキュメントを簡単に登録するだけで運用できるようになり、
FAQ作成の手間が大幅に削減されました。
具体的には、グループウェアの操作方法、各種規程、ガイドライン、
マニュアルなど、PDFを中心にエクセルやホームページの内容も
学習させて運用しています。以前は回答できなかった質問に対して
質問文と回答文を作成する必要がありましたが、GPT版の導入により、
関連するドキュメントを登録するだけで対応可能となり、
他のデジタル化プロジェクトにリソースを割り当てることができるようになりました。
上記の３事例引用元：https://officebot.jp/case/
