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メールディーラーは既存メールアドレスをそのまま利用し、返信漏れや二重返信防止に特化したWebメール共有管理システムです。
メールディーラーの機能、導入実績、利用料金を紹介させていただきます。
メールディーラーは、株式会社ラクスが提供するメール共有管理システムで、
チーム内でのメール対応状況を一元管理し、効率化を図ることができます。
既存のメールアドレスやメールサーバーを変更することなく、
Webメーラーとして利用可能で、返信漏れや二重返信を防ぐことに特化しています。
対応状況の可視化、メールテンプレートやQA機能による対応レベルの平準化、
メールごとの担当者設定など、チームでのメール管理を効率的に行うための機能が充実しています。
14年連続売上シェアNo.1を誇り、8,000社以上の導入実績があります。
メールディーラーを導入することで、メール・問い合わせ対応業務の効率化
及び業務時間の削減が可能となり、企業のコミュニケーション管理を大幅に改善できます。
対応状況の管理
メールの対応状態を自動でカテゴリ分けし、未対応や対応中の
メールを一目で識別できます。これにより、返信の見落としや重複した返信を防ぎます。
担当者の割り当て
各メールに対して担当者を指定することが可能で、
誰がどのメールを担当しているかが明確になります。
自動的に担当者を割り当てる機能もあります。
対応履歴の追跡
メールアドレスをクリックするだけで、その顧客との
過去のやり取りを全て閲覧できます。これにより、他の担当者が
行った対応や電話でのやり取りも把握できます。
顧客情報の一元管理
顧客に関する情報を一箇所に集約し、メールアドレスや
電話番号などを顧客名にリンクさせることができます。
コメント機能
メールに直接メモを残し、チーム内で情報を
共有することができます。進捗の記録や、特定の人に確認を促す
メンション機能も利用できます。
ラベル付け
優先して対応すべきメールにはラベルを付けて管理できます。
ラベルは自由に設定可能で、タスク管理にも活用できます。
転送メールの管理
メールの転送履歴を一元管理し、転送されたメールへの返信状況を可視化します。
返信テンプレートの利用
頻繁に使用する返信文をテンプレートとして保存し、
返信の質を一定に保ちながら返信時間を短縮します。
署名の複数登録
複数の署名を登録し、状況に応じて適切な署名を簡単に選択できます。
担当通知機能
担当者や特定のコメントへの返信があった際に、即座に通知を受け取ることができます。
メール開封通知
相手がメールを開封した際に通知を受け取り、
タイムリーなコミュニケーションが可能になります。
チャット機能
ユーザー間で直接チャットを行い、迅速なコミュニケーションを実現します。
アナウンス機能
トップページに重要な情報を掲示し、全員が見落とさないようにします。
社内Q＆A
よくある質問とその回答を共有し、情報検索の時間を削減します。
ダブルチェック（申請・承認）
メール送信前に内容を再確認できる機能で、
申請と承認プロセスを設定可能。特に新人の場合、
送信前に上司の承認を必須とする運用が可能です。
二重返信防止
既に誰かが対応中のメールには返信操作が制限され、
同じメールに対する重複した対応を防ぎます。
送信内容チェック
メール送信前に自分自身で内容をチェックする
プロセスを設定でき、宛先や添付ファイルなどの重要項目を確認できます。
宛名チェック
メール送信前に自動で宛名をチェックし、
過去の送信履歴と異なる宛名が記載されている場合に警告を表示します。
警告ワード
特定のワードがメール本文に含まれている場合に、
送信前に警告を出し、誤送信を防ぎます。
添付ファイル自動暗号化
添付ファイルを自動的にパスワード付きの
ZIPファイルに変換し、セキュリティを強化します。
パスワードは別途メールで送信されます。
添付ファイルダウンロードURL化
大容量の添付ファイルをURLリンクとして送信し、
受信者がダウンロードできるようにします。
これにより、ファイルの差し替えやダウンロード期限の設定が可能になります。
送信キャンセル
送信ボタンを押した後でも、設定した一定時間内であれば
メールの送信を取り消すことができます。
返信期限設定
メールに返信期限を設定し、期限を過ぎた場合に警告を表示することで、対応漏れを防ぎます。
外部システム連携
受注管理システム、CRM、CTIなど、様々な外部システムとの
連携を可能にし、メールと他システムの情報を紐づけて
一括管理できます。これにより、情報検索の手間を削減します。
複数アドレス管理
複数のメールアドレスを一つのプラットフォームで管理できる機能です。
用途別に複数のメールアドレスを持つ場合や、
複数のメーリングリストを運用している場合にも、
すべてのメールをメールディーラーで一元的に扱うことができます。
電話応対メモ
電話での応対内容を記録し、顧客情報やメールと紐づけて
管理することが可能です。これにより、後からの情報検索が容易になります。
LINE公式アカウント連携
LINE公式アカウントからの問い合わせをメールディーラーで
直接対応できるようにする機能です。LINEを通じた
顧客とのコミュニケーションを、メールディーラーのプラットフォーム内で一元管理できます。
R-messe対応
R-messeからの問い合わせをメールディーラーで対応できる機能です。
これにより、R-messeを利用したコミュニケーションも
メールディーラーの管理下に統合できます。
Yahoo!ショッピング対応
Yahoo!ショッピングからの問い合わせをメールディーラーで
直接対応できる機能です。オンラインショップ運営時の顧客対応を、
メールディーラーで効率的に行うことが可能になります。
メールディーラーの利用料金は以下になります。
・スマホ対応: 1,000円/月（スタンダード）、5,000円/月（プロ）
・API連携拡張: 1,000円/月（スタンダード）、5,000円/月（プロ）
・お客様アンケート: 5,000円/月（スタンダード）、25,000円/月（プロ）
・情報漏えい対策: 10,000円/月（スタンダード）、50,000円/月（プロ）
メールディーラーの導入事例は以下になります。
戦力エージェント株式会社の事例
戦力エージェント株式会社では、派遣先やスタッフから送られる
勤怠情報を基に請求書発行を行う請求書対応班が、
毎月約1,000件の請求書対応を行っていました。このプロセスにおいて、
全てのメールを確認しなければならず、担当するメールを見逃すリスクがあった。
また休暇中の人や別拠点の対応進捗がわからないことが発生したり、
請求書の金額に誤りがあった場合の原因究明が困難な状況でした。
メールディーラーの導入によって、担当者ごとにメールを
自動振り分けることで、手間の削減と漏れの防止を実現しました。
また、未対応メールのフォローアップが可能になり、
休暇中の担当者や別拠点の対応進捗も把握できるようになりました。
過去のメールややり取りを簡単にさかのぼることができるようになり、
請求書の金額に関する問題の原因究明が容易になりました。
事例引用元：https://www.maildealer.jp/case...
獨協大学の事例
獨協大学では、コロナ禍をきっかけに学内の各窓口対応を
オンライン化し、窓口対応がメール中心となりました。
これにより、教務課の問い合わせ対応件数が膨大となり、
残業が非常に増えるなど、メール業務の効率化が課題となっていました。
具体的には、誰がどの案件を処理しているのかの確認に
時間がかかったり、過去のやり取りを探すために時間がかかるなどの
問題が発生しておりました。また。担当が変わる際の引き継ぎや教育が大変でした。
メールディーラーの導入によって、教務課や研究推進課など
複数部署での問い合わせ管理が効率化されました。ステータス機能と
テンプレート機能の活用により、個々人が対応していた業務をメンバー全員で
対応できるようになり、業務が効率化されました。
更にQ＆A機能を利用して平準化に取り組み、専門的な知見を要する
シーンでの対応業務を効率化することが出来ました。
事例引用元：https://www.maildealer.jp/case...
アイリスオーヤマ株式会社の事例
アイリスオーヤマは、BtoB事業において、ホームページから
届く問い合わせ対応を行うインサイドセールスチームが直面していた
課題に取り組んでいました。具体的には、他の担当者の対応進捗が
わからないことが発生していたり、対応漏れや遅れが営業機会損失につながっておりました。
メールディーラーの導入によって、進捗管理が見える化され、
インサイドセールスチームの効率化につながりました。
また手作業の仕事が減り、以前は担当者の振り分け一つとっても
都度指示を出していた作業が不要になりました。
検索機能を活用し、案件の進捗で検索できるようになり、
営業活動がしやすくなりました。
事例引用元：https://www.maildealer.jp/case...
